24.11.2015

Meine Tips für einen guten Workflow, wenn ihr unterwegs seid



Ich habe lange überlegt, wie ich mich am besten organisieren kann, wenn ich unterwegs bin. Kennt ihr das nicht auch? Ihr seid nicht zu Hause, seht auf eurem Handy einen spannenden Artikel in der Timeline, könnt ihn aber nicht lesen, weil das Telefon klingelt. Nach dem Telefonat habt ihr schon vergessen, dass noch etwas in der Leseliste hängt. Die Informationsflut, die auf mich zukommt, ist natürlich Fluch und Segen zu gleich. Zum einen erhalte ich viel Inspiration und erfahre Neuigkeiten. Andererseits ist sie auch ein echter Zeitfresser. Ich habe einen Workflow etwas optimiert und möchte euch ein paar Tools vorstellen, die mir das Leben erleichtern.


Blogs lesen

Seitenmanager und Kategorien

Um einen Überblick über alle Seiten, Blogs und Magazine zu haben, die regelmäßig Artikel veröffentlichen, empfehle ich feedly. Es gibt zwar auch einige andere Seiten, die Quellen verwalten, wie beispielsweise bloglovin, aber in meinem Alltag hat sich feedly bewährt.

Es macht Sinn, verschiedene Kategorien zu erstellen, unter denen die Blogs abgespeichert werden. So habe ich zum Beispiel jeweils einen Ordner für Seiten aus den Bereichen Kunst, Elternblogs, Lifestyle, Freunde, Paris, Travel, Food, Fashion, Frankfurt, Design usw.  Die Kategorien müssen aber nicht nur nach inhaltlichen Schwerpunkten aufgeteilt sein, sondern könnten auch nach Lesehäufigkeit gegliedert werden. So könnte man auch in Lieblingsblogs, Freunde, "wenn Zeit übrig ist" usw. einteilen.


Zeiträuber entfolgen

Es gibt Kategorien, bei denen ich merke, dass ich mich über jeden einzelnen Blogpost freue, in anderen klicke ich jedes Mal auf gelesen, obwohl ich mir nicht einmal die Überschrift durchgelesen habe.

Wichtig ist, dass man Blogs auch wieder entfolgt oder aus dem System rausschmeißt, wenn man keinen Input bekommt. So erging es mir mit zwei Paris-Blogs, die mittlerweile so wenige Infos über die Stadt lieferten und nur noch Outfits zeigten, die mich keineswegs inspirierten. Nach jahrelanger Treue sind sie aus der Liste geflogen. Oder wenn direkt ein Popup mit einer Newsletter-Anmeldung aufspringt, sobald ich auf die Webseite klicke, dann ist bei mir ein Blog raus.

Jeder Text, den man sich durchliest und auch jedes Bild, das man sich anschaut, kostet Zeit, das bedeutet: je besser man seine Inspirationsseiten filtert, umso eher erhält man auch das, was man möchte.


Saved for later

Was mir bei feedly sehr hilft: der Button Saved for later. Wenn ich nur wenig Zeit habe, mir aber ein Blogpost gut gefällt oder ich mir den verlinkten Artikel zu Hause noch einmal ansehen möchte, dann markiere ich es mit dem Lesezeichen und lese es am Abend fertig.


Unterwegs

Screenshots

Gerade auf Instagram komme ich manchmal nicht hinterher. Wenn ich im Bus sitze und mich durch die Timeline der letzten Stunden scrolle, dann fallen mir immer wieder Bilder und Adressen auf, denen ich noch einen zweiten Blick würdigen möchte. Dass ich irgendwann mal irgendwo ein Herzchen gesetzt habe, gerät bei mir wieder in Vergessenheit. Deshalb mache ich mir Screenshots und stelle sie auf Evernote ein.



Organisation mit Evernote

Evernote ist eine App, die man auf dem Handy und als Anwendung auch auf dem Laptop nutzen kann. Sie ist mein Organisationsnotizbuch geworden ist. Ohne sie würde ich viele Webseiten vergessen.


Aufbau und Funktionen

Evernote nutze ich vor allem wegen der Möglichkeit, umfangreiche Notizbücher anzulegen. Meine Gliederung ist relativ kleinteilig, hilft mir aber sehr. So gibt es Screenshots, die ich im Aktuell Ordner ablege. Viele Städte haben ihren eigenen Ordner, Kunst, Studium, Rezepte, DIY, Blog usw.

Weil Evernote auch auf dem Laptop verfügbar ist, kann ich also nicht nur die Screenshots von Handy reinspeichern, sondern auch Bilder , die ich m Laptop gefunden habe. Am häufigsten speichere ich die Screenshots in die passenden Ordner, gebe eine Überschrift ein, damit ich später schneller finden kann, was ich suche und lasse dann den Inhalt ruhen. Erst wenn ich nach Berlin oder Antwerpen reise, schaue ich dann wieder in den Ordner und suche mir die Adressen raus.

Feste Zeiten

Und einen weiteren Tipp habe ich auch noch: Ich nehme mir festen Zeiten vor, in denen ich meine Screenshots und den Aktuell Ordner verwalte. Ungefähr alle zwei Tage schaue ich rein und bearbeite meine Screenshots am Laptop.

Was das genau heißt? Ich lese die Artikel, mache das DIY-Projekt oder überprüfe, in wie weit mich das Thema wirklich interessiert.

Mir hilft diese Methode wirklich sehr, um nicht den ganzen Tag daran zu denken: "Da war doch noch was!"Sobald ich die Screenshots in Evernote gespeichert habe, kann ich die Information gedanklich loslassen, weil ich weiß, dass ich sie zu einer bestimmten Zeit bearbeiten werde.


Am Laptop arbeiten

Apps am Laptop nutzen

Geniale Erfinder erleichtern momentan mein Leben: Viele Anwendungen, die ich normalerweise immer am Handy nutze, gibt es nun auch als Version, die man sich am Laptop zu Hause herunterladen und anwenden kann. Ich spare damit soo viel Zeit.

Ich liebe mein Handy, aber ich kann damit einfach keine Nachrichten tippen. Ich brauche sehr lange, schreibe viele Wörter falsch und das kostet mich einfach Zeit. Am Laptop hingegen bin ich schnell. Ich beherrsche ein wenig das 10-Finger-Schreibsystem und kann in relativ kurzer Zeit viele Wörter tippen. Ich habe außerdem mehr Platz, um zehn Fenster gleichzeitig offen zu haben. Ich bin ich einfach organisierter und mein Kopf ist freier.

Es gibt also Anwendungen, die mir das Leben leichter machen. Zum Beispiel lese ich meine Saved For Later Blogposts auf feedly immer am Laptop nochmal durch. Oder klicke auf die Links, suche nach den Preisen oder schaue mir die Bilder in guter Größe nochmal an.

Auch Instagram lese ich mittlerweile häufig nur noch am Laptop. Die Fotos sind größer und wenn ich kommentieren möchte, geht das am Laptop wieder viel schneller als am Handy. Aber hier gibt es einen Nachteil: ich kann keine Emojis einbauen. Das geht dann doch nur über die App.

Wisst ihr schon, dass ihr Whatsapp auch am Laptop nutzen könnt? Das war ein Durchbruch in meinem Alltag. Bei Whatsapp Web könnt ihr ganz schnell tippen, die Anwendung ist genau so wie bei der App. Ein kleiner Nachteil nur für die Controllfreaks: man hat die ganze Zeit den Online-Status. Mich stört es aber nicht.



Wie organisiert ihr euch, wenn ihr unterwegs seid? Welche Tools und Apps nutzt ihr? 

Hier kommt ihr zu meinem Artikel, wie man produktiv im Home Office arbeitet. Die Hauptfrage ist: Wie motiviert man sich immer wieder auf's Neue, wenn man zu Hause arbeitet? Ich beantworte diese Frage mit einigen Tips.


P.S. Und ja, mein Handy hat einen schlimmen Sprung abbekommen, als ich im Geschäft drei Dinge auf einmal machen wollte.


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